18 أكتوبر 2023

ما هو تقرير جرد المخازن وأهم البرامج المستخدمة لإدارة المخازن | برام سوفت

يُعتبر تقرير جرد المخازن أحد العناصر الرئيسية في إدارة الأعمال والمشروعات التجارية، فهو يلعب دورًا حاسمًا في تحديد كميات المخزون المتاحة وضمان دقة البيانات المستخدمة في اتخاذ القرارات المالية والإدارية.

في هذا المقال، سنتناول من خلال برام سوفت أهمية تقرير جرد المخازن وأهم البرامج المستخدمة لإدارة المخازن والمستودعات بشكل فعال.

مفهوم تقرير جرد المخازن

تقرير جرد المخازن هو عملية تحليلية تهدف إلى تقدير الكميات المتاحة من المواد والمنتجات في المخزون الخاص بالمنظمة في نقطة زمنية معينة، حيث يشمل التقرير تسجيل المخزون الحالي للمنتجات الموجودة، والتعرف على الفروق بين الكميات المتوقعة والمخزون الفعلي.

أهمية تقرير جرد المخازن:

• ضمان الدقة في التخزين: تساهم عملية جرد المخازن في التحقق من دقة عمليات التخزين والترتيب، كما يمكن للتقرير أن يكشف عن أي أخطاء أو تلاعب في تسجيل الكميات.
• توفير التكاليف:امكانية تجنب زيادة المخزون الزائد الذي يمكن أن يؤدي إلى تكاليف إضافية مثل تخزين الزائد والفاقد والاهتراء.
• تحسين خدمة العملاء: يمكن للمنظمة تلبية احتياجات العملاء بشكل أفضل من خلال معرفة الكميات المتاحة بدقة.
• تحسين عمليات التخطيط: يمكن استخدام معلومات التقرير لتطوير استراتيجيات التخزين وتخطيط الإنتاج بشكل أكثر فاعلية.

كيفية إعداد تقرير جرد المخازن بفاعلية

لإعداد تقرير جرد المخازن، يجب اتباع الخطوات التالية:

• تحديد حدود زمنية: حدد نقطة زمنية محددة لإجراء الجرد، يمكن أن تكون هذه النقطة نهاية الربع السنوي أو نهاية الشهر، حسب الاحتياجات الخاصة بالمنظمة.
• تكوين فريق الجرد: قم بتشكيل فريق متخصص لإجراء الجرد. يجب أن يتمتع أعضاء الفريق بالخبرة الكافية في التعامل مع المواد والمنتجات المخزنة.
• تسجيل الفروق: قم بتسجيل أي اختلافات بين الكميات المتوقعة والمخزون الفعلي. حاول تحديد أسباب الاختلاف وتصحيحها.
• إعداد التقرير: قم بإعداد تقرير جرد المخازن الذي يشمل المعلومات حول الكميات المتاحة، والاختلافات، والأسباب والتوصيات لتحسين إدارة المخزون.
• استخدام أنظمة إدارة المخازن: قم باستخدام أنظمة إدارة المخازن، حيث تسهِل هذه الانظمه تتبع وإدارة المخزون بشكل دقيق ومنها برنامج إدارة المخازن والمستودعات من برام سوفت.

أهم برامج محاسبة المخزون ERP لإدارة وجرد المخزون بفاعلية

يُعتبر نظام ادارة المخازن والمستودعات المُقدم من برام سوفت أداة مهمة وقوية تسهم في إدارة المخزون والبضائع بكفاءة وفاعلية، حيث يوفر هذا النظام العديد من الإمكانيات التي تساعد المنظمات على تنظيم ومراقبة مخزونها بشكل جيد، ومن أهم مميزات نظام المخازن والمستودعات:

1. التحكم في إدارة المنتجات:

يتيح نظام المخازن في أودو للمنظمات إضافة وإدارة المنتجات بكل سهولة، كما يمكنك تحديد المعلومات المتعلقة بكل منتج مثل اسمه ووحدات القياس والسعر والمزيد.

2. تجميع المنتجات:

يمكنك تجميع المنتجات الأولية والنهائية باستخدام نظام المخازن في أودو، مما يسهل على المنظمة تتبع وإدارة عمليات التجميع بكفاءة.

3. إدارة الجرد:

يعتبر إدارة جرد المخزون واحدة من الجوانب الرئيسية لنظام المخازن في أودو، حيث يمكنك إجراء جرد دقيق للمخزون ومراقبة مستوياته بشكل مستمر، مما يساعد في تحسين عمليات التخطيط والتنبؤ بالاحتياجات.

4. تتبع الحركة:

تتيح أدوات تتبع الحركة في نظام المخازن تسجيل جميع الحركات داخل المخزن، مثل إضافة البضائع، وإزالتها، والتحويلات بين المخازن المختلفة. هذا يتيح لك مراقبة الحركة وضمان توافر البضائع في الأوقات المطلوبة.

5. التحكم في التكاليف:

يمكنك تحديد تكاليف كل صنف في المخزون باستخدام نظام المخازن في أودو، مما يتيح معرفة تكاليف التخزين وتكلفة الشراء والتكلفة الإجمالية لكل صنف و يساعد في اتخاذ قرارات استراتيجية بشأن إدارة المخازن.

6. التقارير والإحصائيات:

يقدم نظام المخازن في أودو تقارير شاملة حول جرد المخزون وحركته والوصول إلى إحصائيات حول أصناف المخزون وأسعارها، مما يمكنك من تحليل الأداء واتخاذ القرارات بشكل أفضل.

7. إدارة المستودعات:

يوفر نظام المخازن إمكانية إدارة المستودعات بشكل فعال، بما في ذلك تعيين المواقع والأرفف وقوائم المنتجات.

8. تجميع وتفكيك الأصناف:

إمكانية تجميع الأصناف وتفكيكها حسب الحاجة.

9. التسوية المخزنية:

يمكنك إجراء عمليات تسوية المخزن للتأكد من تطابق البيانات والأرقام.

مميزات إدارة المخازن بنظام ERP

أنظمة الـ ERP تعتبر الشريك الأساسي في إدارة المخازن، حيث توفر مزايا كبيرة تعمل على تسهيل مهمة مديري المخازن وفريق العمل بأكمله فإن امتلاك هذه الأنظمة في مؤسستك يُسهم في تبسيط العمليات الإدارية المعقدة وتوفير الوقت والجهد، بالإضافة إلى الآتى:

• تقييم المخزون بشكل مستمر: يمكنها تقديم تقييم دقيق ومستمر لحجم المخزون، مما يتيح للمنظمة معرفة ما إذا كان هناك حاجة لزيادة أو تقليل المخزون.
• إتمام الجرد المخزوني: تسهل عملية الجرد والمراقبة الدقيقة لكميات المنتجات المخزنة بكفاءة.
• إصدار التقارير لكل مخزن: يمكن إصدار تقارير مخصصة لكل مخزن على حدة، مما يساهم في مراقبة وإدارة المخزون بفاعلية أكبر.
• تنظيم عمليات نقل البضائع بين المخازن: يمكن للمنظمة نقل البضائع بين المخازن بسهولة وبناءً على احتياجاتها.
• تتبع جميع حركات المنتجات: تمكن من تسجيل ومتابعة جميع حركات المنتجات داخل المخزن، مما يساهم في تعقب مكان وكمية المنتجات بدقة.
• اتخاذ قرارات سليمة بناءً على بيانات دقيقة: توفر بيانات موثوقة وحقيقية تساعد في اتخاذ قرارات استراتيجية أفضل.
• تقليل معدل الأخطاء: تقليل الأخطاء التي يمكن أن تؤدي إلى خسائر في المؤسسة عن طريق زيادة دقة العمليات.
• معرفة أعمار الديون: توفير نظرة شاملة لأعمار الديون المستحقة من العملاء أو الموردين.
• تحديد حد إعادة الطلب: تسهل عملية تحديد أوامر الشراء وإعادة الطلب بناءً على احتياجات المخزن والطلب الفعلي.

مميزات الاشتراك في منصة برام سوفت السحابية

• سهولة الوصول: يمكن الوصول بسهولة إلى منصة برام سوفت السحابية من أي مكان داخل المملكة دون الحاجة إلى تثبيت برامج على الجهاز الشخصي وذلك بفضل نظام كلاويد.
• دعم التكامل مع مواقع العملاء: يمكن للنظام توفير واجهات برمجية (API) للعملاء الذين يمتلكون مواقع إلكترونية، مما يسهل عليهم إضافة وظيفة عرض الأسعار بسهولة والتفاعل مع النظام.
• دعم برامج متكاملة: يُقدم النظام مجموعة شاملة من الموديولات التي تشمل مجالات مثل المبيعات والمشتريات والمحاسبة والموارد البشرية وإدارة المخازن ونقاط البيع (POS)، مما يوفر تغطية شاملة لاحتياجات الشركة.
• نموذج الاشتراك الشهري: يتيح النظام نموذج اشتراك شهري، مما يعزز من ميزانية الشركة لتكون التكلفة أقل من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) التقليدية التي تتطلب دفع مبالغ ضخمة مقدمًا.
• الامتثال للجهات الحكومية: الموقع مسجل لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك ومعترف به من قبلها، مما يتيح للشركات استرداد أموالهم عند التسجيل والشراء من الهيئة، ويسمح أيضًا للشركات بالتسجيل بأسعار مخفضة في فئات الضرائب المختلفة نتيجة للاعتراف بها من قبل الهيئة.
• معتمد من منصة فاتورة: نظام برام سوفت معتمد من قبل منصة فاتورة، وهي منصة حكومية مختصة في مجال الفواتير الإلكترونية، مما يضمن الامتثال للمتطلبات القانونية والضرائب بشكل موثوق وسليم.

باختصار، يُمكنك من خلال برامج برام سوفت لادارة المخازن والمستودعات الحصول على تقرير جرد المخازن بسهولة وفاعلية دون اخطاء او خسائر.

تمتع بانظمة برام سوفت المعتمدة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك،والمعتمدة ايضا من قبل منصة فاتورة واحصل على أسعار وباقات مميزة لمؤسستك او شركتك.

أهم الأسئلة الشائعة حول تقرير جرد المخازن

ما هي أنظمة الجرد؟

أنظمة الجرد هي أنظمة تستخدم لتتبع وإدارة الأصول والموارد المادية في منظمة ما، بما في ذلك المخازن والمواد والمنتجات.

ما الفرق بين الجرد الدائم والنظام الدوري؟

• الجرد الدائم: عبارة عن تحديث مستمر للمخزون بشكل فوري بواسطة نظام معلوماتي.
• الجرد الدوري: عبارة عن جرد دوري ومجمع للمخزون بفترات زمنية محددة.

ما هي انواع جرد المخزون؟

انواع جرد المخزون كالآتى:

• جرد دوري (Periodic Inventory).
• جرد دائم (Perpetual Inventory).
• جرد تنازلي (Backward Inventory).
• جرد تصاعدي (Forward Inventory).

كيف يتم حساب الجرد؟

حساب الجرد يتم بطرح الكمية المباعة أو المستهلكة من الكمية الابتدائية من المخزون، مما يترك الكمية المتبقية هي الجرد النهائي.