المدونة-الفاتورة الإلكترونية وأهم الخطوات الأساسية لتفعيلها

17 أكتوبر 2023

الفاتورة الإلكترونية وأهم الخطوات الأساسية لتفعيلها | برام سوفت

يشهد العصر الحديث تطوراً كبيراً في مجال التكنولوجيا والاتصالات، حيث أصبحت الوسائل الإلكترونية جزءاً لا يتجزأ من حياتنا اليومية، وتُعتبر الفاتورة الإلكترونية واحدة من التحولات الرئيسية في عالم ريادة الأعمال حيث تساهم في تسهيل وتحسين عملية الفوترة وإدارة الشركات.

واعتبارًا لأهمية ذلك، تقدم شركة برام سوفت تعريفا شاملاً عن أهمية الفاتورة الإلكترونية في تحسين تنظيم الوقت والمال وكيف يمكن تحقيق الترابط مع الفاتورة الإلكترونية من خلال نظام المحاسبة ERP.

ما هي الفاتورة الإلكترونية؟
الفاتورة الإلكترونية هي نسخة رقمية من الفاتورة التقليدية المطبوعة، حيث يتم إصدارها وإرسالها إلكترونيًا من قبل الشركات والأفراد لتسجيل المعاملات التجارية.
تُعتبر الفواتير الإلكترونية أكثر كفاءة وسرعة من الفواتير التقليدية، حيث يتمكن المستخدمون من إرسالها واستلامها عبر الإنترنت بشكل فوري فهى تٌعتبر أكثر دقة وأمانًا، حيث يُمكن التحقق من صحة البيانات المدخلة وتخزين الفواتير بشكل آمن.
مميزات تطبيق الفاتورة الالكترونية
تأتي الفاتورة الإلكترونية مع مجموعة من المميزات الهامة التي تعزز من كفاءة وإدارة الأعمال، ومن أبرز هذه المميزات:

سهولة تبادل البيانات إلكترونيًا: تتيح الفواتير الإلكترونية تبادل المعلومات والبيانات بسرعة وسهولة عبر الإنترنت، مما يساهم في تسريع عمليات الدفع والمعاملات.

تخفيف أعباء الكتابة وجمع البيانات الورقية: إزالة الحاجة إلى كتابة الفواتير يقلل من الأخطاء الإملائية وتجنب الجهد الزائد الناتج عن عمليات الكتابة و الإدخال اليدوي.

الحفاظ على السجلات وعدم ضياعها: الفواتير الإلكترونية تمنح الشركات إمكانية تخزين السجلات بسهولة وأمان على الأقراص الصلبة، مما يقلل من مخاطر فقدان البيانات.

انخفاض التكاليف: تقليل تكاليف الطباعة والبريد والتخزين يقود إلى توفير مالي هائل للشركات.

سهولة الفحص الضريبي: يمكن الوصول إلى البيانات المالية بسرعة ودقة، مما يجعل عمليات التدقيق والفحص الضريبي أكثر سهولة وشفافية.

القضاء على الاقتصاد غير الرسمي: استخدام الفواتير الإلكترونية يزيد من الإيرادات ويساهم في تعزيز النمو الاقتصادي.

خطوات انشاء الفاتورة الالكترونية
هناك 5 خطوات أساسية للانضمام إلى منظومة الفاتورة الإلكترونية:

التسجيل في منظومة الفواتير الإلكترونية: يجب على الشركة أو التاجر التسجيل في منظومة الفواتير الإلكترونية المعترف بها في البلد.

التعاون مع منظومة الفاتورة الإلكترونية: التسجيل في نظام ERP من خلال الشركات التي تمتلك نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP SYSTEM مثل شركة برام سوفت.

استخراج شهادة التوقيع الإلكتروني: يجب الحصول على شهادة توقيع إلكتروني صالحة ومعترف بها من الجهة المختصة.

إدراج البيانات الكاملة للتجار: يتعين إدخال جميع المعلومات الضرورية للتجار والشركة في نظام الفواتير الإلكترونية.

تكويد السلع والخدمات: يجب تعيين رموز معينة للسلع والخدمات التي يتم بيعها لتسهيل تعاملات الفواتير.

ما هو التكامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية؟
التكامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية يشير إلى قدرة النظام المُستخدم لإصدار الفواتير الإلكترونية على الاتصال والتفاعل مع التطبيقات المالية أو قواعد البيانات، مما يعنى إمكانية تبادل المعلومات بسلاسة بين نظام الفاتورة الإلكترونية وأنظمة أخرى مرتبطة بها مثل نظام المحاسبة ERP أو نظام إدارة المخازن.
شروط تطبيق الفاتورة الالكترونية
لتطبيق نظام الفواتير الإلكترونية بنجاح، يجب أن يكون هناك نظام محاسبي يرتبط بجميع أقسام الشركة ويكون متكاملًا مع أنظمة تخطيط موارد الأعمال (ERP Systems) مثل نظام برام سوفت، ولتطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية، يجب على الشركات توفير الآتي:

توفير نظام ERP يربط بين مختلف أقسام الشركة.

ربط الحسابات العامة بنظام المخازن وإدارة المبيعات والمشتريات والعملاء والموردين.

ربط فواتير العملاء والموردين بنظام التحصيل والبنوك.

استخدام برنامج محاسبي من أجل إصدار وإرسال الفواتير وسدادها وتأثيرها على حسابات العملاء.

تطوير نظام العمل داخل الشركة لضمان توفر البرامج المحاسبية والبيانات الضرورية.

تدريب موظفي الشركة على استخدام النظام بشكل فعّال.

لذلك، توفر برام سوفت افضل البرامج المحاسبية للشركات الصغيرة والمتوسطة للمساعدة فى تنفيذ نظام الفاتورة الإلكترونية بشكل آمن وفعّال.
افضل برنامج لتطبيق الفاتورة الالكترونية
توفر شركة برام سوفت أفضل الأنظمة لمساعدة أصحاب الأعمال فى تطبيق الفاتورة الإلكترونية والتى من أهمها نظام ERP الذي يساهم في ربط جميع أقسام الشركة من خلال مجموعة برامج أساسية، وهي( برنامج الحسابات العامة - برنامج نظام نقاط البيع POS - برنامج نظام المبيعات - برنامج نظام المشتريات - برنامج نظام المخازن والمستودعات)، بالإضافة إلى عناصر أخرى تدعم مختلف الأنشطة وتكون متوافقة مع أحدث الأنظمة الإلكترونية.

مميزات نظام ERP المحاسبي المقدَم من برام سوفت
التكامل الشامل: تقدم أنظمة ERP تكاملًا شاملاً لكافة أقسام الشركة، مما يسهم في تبسيط عمليات التنسيق والتعاون بين الأقسام المختلفة.

زيادة الكفاءة: تساعد هذه الأنظمة في تحسين عمليات الشركة وزيادة كفاءتها، سواء في مجال المحاسبة، أو إدارة المشتريات، أو التخزين، أو غيرها من الأنشطة.

توفير الزمن: تقلل من تكرار الأعمال والإجراءات اليدوية، مما يوفر الوقت والجهد للموظفين ويسمح لهم بالتركيز على مهام أكثر قيمة مضافة.

الدقة واستمرارية:تسهم في الحفاظ على دقة البيانات، مما يساهم في اتخاذ القرارات الصحيحة.

المراقبة والإدارة: يوفر نظام ERP أدوات متقدمة لمراقبة وإدارة الأعمال، بما في ذلك تقارير تحليلية و إشعارات فورية.

تخزين آمن للبيانات: تضمن حفظ البيانات بشكل آمن واستدامتها، مما يحمي الشركة من فقدان البيانات.

الامتثال للتشريعات والضوابط: تساعد في الامتثال للقوانين واللوائح المحلية والدولية، بما في ذلك تلك المتعلقة بالضرائب والمحاسبة.

توفير التكاليف: تقليل التكاليف التشغيلية من خلال تحسين الكفاءة وتقليل استخدام الورق.

توجيه القرارات الاستراتيجية: توفر بيانات متاحة وموثوقة تسهم في اتخاذ قرارات استراتيجية أفضل.

مميزات تفعيل الفاتورة الإلكترونية من خلال برام سوفت
تقدم برام سوفت مجموعة من البرامج المميزة يمكن أن تُحدث فارقًا في تسهيل الأعمال وزيادة الإنتاجية، بالإضافة الى مميزات عديدة تتمتع بها برام سوفت أهمها:

نظام كلاوديد: نظام برامج سهل الوصول إليه من أي مكان دون الحاجة إلى تثبيت أي برامج على جهاز الكمبيوتر الشخصي.

تكامل مع مواقع العملاء: يمكن للنظام توفير واجهات برمجية (API)للعملاء الذين يمتلكون مواقع إلكترونية، مما يسهل عليهم إضافة وظيفة عرض الأسعار بسهولة.

موديولات متكاملة: توفر مجموعة شاملة من الأنظمة تشمل المبيعات والمحاسبة والموارد البشرية وإدارة المخازن ونقاط البيع (POS).

نموذج الاشتراك الشهري: يمكن الوصول إلى النظام من خلال نموذج اشتراك شهري، وهذا يقلل تكلفة الاستخدام مقارنةً بأنظمة (ERP) التقليدية.

امتثال للجهات الحكومية: الموقع مسجل لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ومعترف به من قِبلها، كما يتيح للشركات التسجيل بأسعار مخفضة في فئات الضرائب المختلفة نتيجة للاعتراف بها من قبل الجهات الحكومية.

لا تتردد، وقم بتفعيل فاتورتك الإلكترونية من خلال أنظمة برام سوفت المتميزة والمعتمدة من هيئة الزكاة والضريبة، والمعتمدة أيضا منصة فاتورة.
أسئله شائعه حول الفاتورة الإلكترونية
كيفية تفعيل الفاتورة الإلكترونية؟
هناك 5 خطوات أساسية لتفعيل الفاتورة الإلكترونية:

التسجيل في منظومة الفواتير الإلكترونية.

التكامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية.

استخراج شهادة التوقيع الإلكتروني.

إدراج البيانات الكاملة للتجار.

تكويد السلع والخدمات.

ما هو نظام الفوترة الجديد؟
نظام الفوترة الإلكترونية هو إجراء يهدف إلى تحويل عملية إصدار الفواتير والإشعارات التقليدية على الورق إلى عملية إلكترونية، مما يتيح تبادل الفواتير بشكل منظم بين البائع والمشتري عبر تنسيق إلكتروني متكامل.
هل الشركات الفردية ملزمة بالفاتورة الإلكترونية؟
لا، الشركات الفردية غير ملزمة بتطبيق الفاتورة الالكترونية.